PMP實務應用-活動篇

Leave a comment 標準

充滿杯子與盤子的招待桌

 

                                                                            
最近,參加了一場發表會,這幾年大概參與超過一百場的活動與記者會自己操刀的也超過三十場。不過,這一場活動卻是我見過最糟糕的一次。 身為一個行銷研究者,我認為有必要把這個負面案例跟大家分享做為借鏡,以我目前正在研讀的PMP(Project Management Professional)內涵做為說明。

 

PM換人活動日期變更是最大禁忌

首先第一個敗筆便是在活動前兩週-PM換人,原因在於大家不喜歡這位專案經理,於是在一陣開會的漫罵當中,PM立即轉換。然後,這位新的PM一上任,便決定把日期延後四天,並且沒有通知客戶。

這絕對是在專案裡最大的禁忌。一個專案,最重要的便是人,身為專案經理,應該要想辦法取得大家的共識,如果她沒有能力,當初便不應該交給這位員工。管理階層應該要做的是:想辦法教導這位PM或是告訴她此事的重要性,而不是把她的PM權利拿走,但還是得負責掌控活動人數!

再來,活動日期變更卻未通知合作的廠商(利害關係人),又是非常不尊重客戶的舉動。所謂的「利害關係人」就是跟專案有直接影響的人員,又以客戶為最重要。專案經理應在做任何變更前先分析此事的影響性,決定孰輕孰重之後再告知他們。然而許多客戶在前一週來電,詢問為何至今沒收到邀請卡,才知道新人並未與他們有任何接觸。

請問你的重點在那裡?

邀請函上的資訊不清,也是客戶的問題:3.0發表會,談web2.0趨勢,還有操作說明會,一張卡片上有三個日期兩個數字,讓收到卡片的人摸不著頭緒。到底這個活動可以讓他們獲得什麼資訊?他們為何要在百忙之中抽空來參加?

管理者要求邀請函必定要寄給董事長或總經理,這些日理萬機的老闆們,並不會親自處理這些瑣事。但是PM又為了省錢,一家只發一張卡片。試問:下面的秘書或是助理們,如何才會得知這訊息?如果他們連收到邀請卡的權利都沒有,憑什麼要他們幫忙詢問老闆是否要出席?

活動中的流程也是漏洞百出。發言人居然在台上問同仁:下一次活動是什麼時間?表示連他自己都已經被搞混。不少參與者在會後詢問,3.0功能是那些?怎樣可以增加我的訂單?這些重點完全隻字未提。許多人因此在中間的Tea Time時間溜走。
Tea Time時間最好留在最後,或是根本就不要寫在上面,餐點讓大家自行取用即可。因為那絕對是一個最好閃人的時機!)

Keep your team on track
由於一個專案多是跨部門的支援,因此優秀人員的取得與訓練便是重點。沒想到專案經理竟然在活動前一天還發信問大家:有誰可以幫忙?這樣拖拉的速度,使得當天下午一點半的活動,早上十一點四十還在公司開會,為了一個「什麼樣的人才可以進場」的問題爭論不休要上台報告的人還在做筆記畫重點……
真正的專案,應該是訂定每個里程碑,讓所有的利害關係人(管理者與專案成員) ,在每一次的Status meeting中確認進度。過去我們的活動經驗是:動腦會議第一次籌備會議第二次籌備會議行前會(至少活動前一天跑所有流程器材全部封箱),當天的技術彩排(音響及燈光)及活動後一天的檢討會。這樣才是一個完整的流程。

 這次的活動不但人員完全沒有訓練,在活動前兩小時PM還告訴大家:請各位同組的自行討論流程與順序!並且拿著一張小小的平面圖在前方請各位「自己」看動線。表示他自己都沒有想清楚整個活動脈絡應該為何。

最後,一群人在還沒有完全散場完畢時,就開始拆會場佈置的汽球,企圖拿回家給自己的小朋友。我並不是說,不能夠把剩下的點心花卉跟汽球拿來用,只是從經理副理到專員都穿著套裝全部奮力搶奪汽球的樣子真的很難看。如果你是客戶,見到你合作的廠商員工是這副德性,你的感覺是什麼?
如果您知道這是那一家公司辦的活動,請不要在留言版上回應。因為,攻擊他們的企業或是個人並不是我的本意。

 

專案管理處處用得到 

建議上班族都看看PMP裡的44個流程,它是美國大公司研發出來的專案流程,不論各行各業各種位階都要有這些重要概念,特別是行銷企畫人員,更需要特別注意。

 

即便只是出去旅行,也是一個小型的專案。你當然可以從頭到尾交給專案經理人(領隊與導遊)帶領出國,回來看照片回味。不過你總需要了解當地的天氣以便準備衣物與藥品(Develop Preliminary Project Statement)問問前人之前旅遊經驗(Historical Information)當做參考。把此次的學到的經驗應用在下次讓旅行一次比一次有趣(Update Lesson Learned Knowledge)  

 期待未來再也不要遇見這樣的案子。祝福每個活動都能夠順利又成功。

專案管理的44個流程

 

 

 

 

 

 

發表迴響

在下方填入你的資料或按右方圖示以社群網站登入:

WordPress.com 標誌

您的留言將使用 WordPress.com 帳號。 登出 /  變更 )

Google photo

您的留言將使用 Google 帳號。 登出 /  變更 )

Twitter picture

您的留言將使用 Twitter 帳號。 登出 /  變更 )

Facebook照片

您的留言將使用 Facebook 帳號。 登出 /  變更 )

連結到 %s